Privacy Policy – DER KREIS Nederland

1. Inleiding

DER KREIS Nederland B.V. hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacy policy leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze gegevens verwerken, hoe wij hiermee omgaan en welke rechten u heeft. Deze privacy policy is van toepassing op alle persoonsgegevens die worden verwerkt via onze website, formulieren, e-mailcommunicatie, nieuwsbrieven, evenementen, sollicitaties en overige contactmomenten met DER KREIS Nederland B.V. Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig, vertrouwelijk en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Wie zijn wij?

DER KREIS Nederland B.V.
Duurzaamheidstraat 3
8094 SC Hattemerbroek

Postbus 361
8000 AJ Zwolle

KvK-nummer: 05064678
Telefoonnummer: 038 – 477 80 30
Faxnummer: 038 – 477 80 33
E-mail: info@derkreis.nl
Website: https://www.derkreis.nl/

DER KREIS Nederland B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacy policy.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contactmoment met DER KREIS Nederland kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Voornaam en achternaam
Bedrijfsnaam
Functie
Telefoonnummer
E-mailadres
Adresgegevens
Website van uw onderneming
Informatie over uw bedrijfstype en ambities
Uw vraag, opmerking of bericht
Geselecteerde dienst of concept
CV en introductie bij sollicitaties
Dieetwensen bij evenementen
Aanwezigheid bij evenementen
Gegevens van extra deelnemers bij evenementen
Technische gegevens zoals IP-adres, browsergegevens en websitegedrag
Bedrijfsinformatie die via zakelijke IP-herkenning beschikbaar komt

Wij verwerken alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze worden verzameld.

4. Contactformulier

Wanneer u het contactformulier invult, verwerken wij de volgende gegevens:

Voornaam
Achternaam
Telefoonnummer
E-mailadres
Uw vraag of opmerking
Bevestiging dat u akkoord gaat met verwerking van uw gegevens en het privacybeleid

Wij gebruiken deze gegevens om uw vraag te beantwoorden en contact met u op te nemen.

5. Formulier lid worden

Wanneer u interesse toont in lidmaatschap of aansluiting bij DER KREIS Nederland, verwerken wij onder andere:

Naam
Bedrijfsnaam
Telefoonnummer
E-mailadres
Informatie over uw bedrijf
Bedrijfstype
Ambities
Akkoordverklaring met het privacybeleid

Wij gebruiken deze gegevens om uw aanvraag te beoordelen, contact met u op te nemen en de mogelijkheden voor aansluiting te bespreken.

6. Formulieren voor diensten en concepten

Wanneer u meer informatie aanvraagt over onze diensten of concepten, verwerken wij onder andere:

Naam
Bedrijfsnaam
Telefoonnummer
E-mailadres
Geselecteerde dienst of concept
Informatie over uw bedrijf, bedrijfstype en ambities
Akkoordverklaring met het privacybeleid

Wij gebruiken deze gegevens om uw aanvraag te behandelen en u gericht te informeren over onze dienstverlening, concepten of mogelijkheden.

7. Sollicitaties en open sollicitaties

Wanneer u solliciteert of een open sollicitatie instuurt, verwerken wij:

Voornaam
Achternaam
Telefoonnummer
E-mailadres
CV
Introductie of motivatie
Akkoordverklaring met het privacybeleid

Wij gebruiken deze gegevens om uw sollicitatie te beoordelen en contact met u op te nemen over mogelijke functies, stages of toekomstige vacatures.

Sollicitatiegegevens worden maximaal 30 dagen bewaard, tenzij u toestemming geeft om uw gegevens langer te bewaren voor toekomstige mogelijkheden.

8. Evenementenregistraties

In de toekomst kunt u zich via onze website aanmelden voor evenementen zoals:

DER KREIS Jaarevent
DER KREIS On The Move
DER KREIS Junioren
Overige bijeenkomsten of netwerkactiviteiten

Bij aanmelding kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

Voornaam
Achternaam
E-mailadres
Bedrijfsnaam
Aanwezigheid
Of u mee-eet
Dieetwensen
Reden van afwezigheid
Aantal extra deelnemers
Voornaam, achternaam, eetwensen en dieetwensen van extra deelnemers

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor de organisatie, administratie en communicatie rondom het betreffende evenement.

9. Nieuwsbrieven

Deelnemers van DER KREIS, Mijn BAD of beide ontvangen ongeveer maandelijks een nieuwsbrief met nieuws over leveranciers, evenementen, ontwikkelingen en relevante informatie vanuit DER KREIS Nederland.

Voor het versturen van nieuwsbrieven maken wij gebruik van MailerLite Classic.

U kunt zich altijd afmelden voor de nieuwsbrief via de afmeldlink onderaan iedere nieuwsbrief. Na afmelding ontvangt u geen nieuwsbrieven meer, tenzij u zich opnieuw aanmeldt of wanneer communicatie noodzakelijk is voor onze dienstverlening.

Websitebezoekers kunnen zich op dit moment niet los aanmelden voor de nieuwsbrief.

10. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden geplaatst wanneer u onze website bezoekt.

Wij gebruiken Cookie-Script.com / CookieScript voor het beheren van cookievoorkeuren. Via de cookiebanner kunt u cookies accepteren of weigeren.

Wij kunnen cookies gebruiken voor onder andere:

Functionele werking van de website
Analyse van websitegebruik
Prestatiemeting
Marketing en targeting
Verbetering van gebruikservaring

U kunt uw cookievoorkeuren op ieder moment aanpassen via de cookie-instellingen op onze website.

11. Google Analytics en Google Search Console

Wij maken gebruik van Google Analytics 4 en Google Search Console om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website.

Hiermee analyseren wij onder andere:

Bezoekersaantallen
Bezochte pagina’s
Herkomst van bezoekers
Websiteprestaties
Zoekopdrachten en vindbaarheid
Technische verbeterpunten

Deze gegevens gebruiken wij om onze website te verbeteren, beter vindbaar te maken en relevantere informatie aan te bieden.

12. Website-Leads en zakelijke IP-herkenning

DER KREIS Nederland maakt gebruik van een script van DATA-collectief / Website-Leads om inzicht te krijgen in zakelijke bezoekers van de website.

Wanneer een websitebezoeker via een zakelijk IP-adres herkenbaar is, kan Website-Leads bedrijfsinformatie koppelen aan het websitebezoek. Hierbij kan het gaan om:

Bedrijfsnaam
Adresgegevens
Algemene NAW-gegevens
Website
Mogelijke contactpersonen
E-mailadressen
Telefoonnummers
Functies of afdelingen
Informatie over websitebezoek

Deze gegevens worden gebruikt om inzicht te krijgen in welke bedrijven interesse tonen in DER KREIS Nederland, onze diensten, concepten of lidmaatschapsmogelijkheden. Dit helpt ons om zakelijke leads beter op te volgen.

Deze verwerking vindt plaats op basis van ons gerechtvaardigd belang om zakelijke websitebezoekers te identificeren en relevante B2B-contacten op te volgen. Deze verwerking is gericht op zakelijke bezoekers en niet op particuliere consumenten.

13. Foto’s en video’s tijdens evenementen

Foto’s en video’s die tijdens evenementen van DER KREIS Nederland worden gemaakt, kunnen worden gebruikt voor website, social media, nieuwsbrieven, magazines, advertorials, externe websites of publicaties over het evenement en promotionele communicatie rondom DER KREIS Nederland. Het is niet toegestaan beeldmateriaal van andere bezoekers, deelnemers, medewerkers of leveranciers zonder toestemming te gebruiken op een wijze die schadelijk, misleidend, onrechtmatig of in strijd met de privacywetgeving is.

Wanneer een deelnemer bezwaar heeft tegen herkenbare publicatie van beeldmateriaal, verzoeken wij dit voorafgaand aan het evenement of zo spoedig mogelijk na publicatie aan ons kenbaar te maken. Wij zullen een dergelijk verzoek zorgvuldig beoordelen en waar redelijk mogelijk passende maatregelen treffen.

14. Medewerkers en contactpersonen op de website

Op onze website kunnen namen, functies, e-mailadressen en telefoonnummers van medewerkers of contactpersonen van DER KREIS Nederland worden vermeld. Deze gegevens worden bewust gepubliceerd om bezoekers, leden, leveranciers en partners direct in contact te brengen met de juiste persoon binnen onze organisatie.

De gepubliceerde contactgegevens zijn uitsluitend bedoeld voor zakelijke communicatie met DER KREIS Nederland. Het is niet toegestaan deze gegevens te gebruiken voor ongevraagde commerciële benadering, spam, geautomatiseerde gegevensverzameling of andere doeleinden die niet rechtstreeks verband houden met de dienstverlening en activiteiten van DER KREIS Nederland.

DER KREIS Nederland behoudt zich het recht voor passende maatregelen te treffen wanneer misbruik van deze contactgegevens wordt geconstateerd.

15. Doeleinden van gegevensverwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Beantwoorden van vragen
Contact opnemen naar aanleiding van formulieren
Beoordelen en verwerken van lidmaatschapsaanvragen
Verwerken van diensten- en conceptaanvragen
Beoordelen van sollicitaties
Organiseren van evenementen
Versturen van nieuwsbrieven aan deelnemers
Verbeteren van onze website
Analyseren van websiteverkeer
Opvolgen van zakelijke leads
Uitvoeren van marketing- en communicatieactiviteiten
Beheren van klant- en relatiegegevens
Beveiligen van onze website en systemen
Voldoen aan wettelijke verplichtingen

16. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meerdere wettelijke grondslagen:

Toestemming: wanneer u akkoord gaat met verwerking van uw gegevens, bijvoorbeeld via een formulier.
Uitvoering van een overeenkomst: wanneer verwerking nodig is voor dienstverlening, lidmaatschap of samenwerking.
Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor B2B-leadopvolging, websiteanalyse, relatiebeheer en beveiliging.
Wettelijke verplichting: wanneer wij gegevens moeten bewaren vanwege administratieve, fiscale of juridische verplichtingen.

17. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, websitebeheer, communicatie, administratie of wettelijke verplichtingen. Wij maken gebruik van onder andere:

AFAS / InSite voor CRM en interne administratie
MailerLite Classic voor nieuwsbrieven
Microsoft 365 / Outlook voor e-mailcommunicatie
Google Analytics 4 en Google Search Console voor websiteanalyse
CookieScript voor cookiebeheer
DATA-collectief / Website-Leads voor zakelijke websiteanalyse
MADE Marketing voor websiteontwikkeling, beheer en ondersteuning

Wanneer partijen persoonsgegevens verwerken namens DER KREIS Nederland, maken wij waar nodig afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en verwerking van gegevens.

18. Interne verwerking van formulieren

Wanneer u een formulier invult, komt uw aanvraag binnen via info@derkreis.nl en kan deze intern worden gedeeld met de medewerker of afdeling die uw vraag of aanvraag behandelt.

Bijvoorbeeld:

Lidmaatschapsaanvragen worden gedeeld met de juiste contactpersoon
Dienstaanvragen worden doorgestuurd naar de verantwoordelijke afdeling
Conceptaanvragen worden gedeeld met marketing of formulemanagement
Sollicitaties worden beoordeeld door de betrokken medewerkers
Evenementaanmeldingen worden verwerkt door de organiserende afdeling

Wij delen gegevens alleen intern wanneer dit nodig is voor een correcte behandeling van uw aanvraag.

19. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld. Afhankelijk van het type aanvraag kunnen verschillende bewaartermijnen gelden. Gegevens van informatieaanvragen, lidmaatschapsaanvragen en zakelijke contactmomenten kunnen langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor relatiebeheer, opvolging van aanvragen of toekomstige samenwerking. Wij hanteren onder andere de volgende bewaartermijnen:

Contactformulier: maximaal 365 dagen
Sollicitaties: maximaal 30 dagen, tenzij toestemming is gegeven voor langere bewaring
Lid worden formulier: maximaal 730 dagen
Aansluiten concept formulier: maximaal 730 dagen
Aanvullende diensten formulier: maximaal 730 dagen
Evenementenformulier: maximaal 365 dagen na aanmelding
Nieuwsbriefgegevens: zolang u deelnemer bent of totdat u zich afmeldt
Relatie- en klantgegevens: conform wettelijke bewaarplichten en zolang noodzakelijk voor de zakelijke relatie
Administratieve gegevens: volgens wettelijke fiscale bewaarplichten
Websiteanalysegegevens: volgens instellingen van de gebruikte tools

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

20. Beveiliging van persoonsgegevens

DER KREIS Nederland neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongeoorloofde wijziging.

Wij maken onder andere gebruik van:

SSL-certificaat
Beveiligde websiteverbinding
Beperkte toegang tot systemen
Toegang uitsluitend voor bevoegde medewerkers
Beheer door DER KREIS-personeel en MADE Marketing
Interne afspraken over vertrouwelijkheid
Beveiligde e-mail- en CRM-systemen

Wij zorgen ervoor dat alleen personen die toegang nodig hebben voor hun werkzaamheden persoonsgegevens kunnen inzien.

21. Internationale verwerking

Sommige systemen en dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten Nederland of buiten de Europese Economische Ruimte. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor:

Google
Microsoft
MailerLite
Andere technische of marketingtools

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat dit gebeurt volgens passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen of andere wettelijke mechanismen.

22. Social media

DER KREIS Nederland kan actief zijn op social media platforms zoals LinkedIn, Facebook, YouTube of andere kanalen.

Wanneer u via social media met ons communiceert, bijvoorbeeld door een bericht te sturen, reactie te plaatsen of onze content te volgen, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door zowel DER KREIS Nederland als het betreffende social media platform.

Voor de verwerking door social media platforms verwijzen wij naar de privacyverklaringen van deze platforms.

23. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

U heeft het recht om:

Inzage te krijgen in uw persoonsgegevens
Onjuiste gegevens te laten corrigeren
Gegevens te laten verwijderen
Verwerking te laten beperken
Bezwaar te maken tegen verwerking
Uw gegevens over te laten dragen
Eerder gegeven toestemming in te trekken

Wilt u gebruikmaken van één van deze rechten? Neem dan contact met ons op via info@derkreis.nl. Wij kunnen u vragen om uzelf te identificeren voordat wij uw verzoek behandelen.

24. Recht van bezwaar tegen direct marketing

U kunt altijd bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing. Ook kunt u zich afmelden voor nieuwsbrieven via de afmeldlink onderaan iedere nieuwsbrief. Na afmelding of bezwaar zullen wij uw gegevens niet langer gebruiken voor dat specifieke marketingdoel.

25. Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via info@derkreis.nl. Wij proberen uw klacht zo zorgvuldig mogelijk op te lossen. Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

26. Wijzigingen in deze privacy policy

DER KREIS Nederland kan deze privacy policy wijzigen wanneer onze website, dienstverlening, formulieren, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. Wij adviseren u daarom om deze privacy policy regelmatig te raadplegen. Bovenaan of onderaan deze pagina kan de datum van de laatste wijziging worden vermeld.

27. Contact

Heeft u vragen over deze privacy policy of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op: